אם היו שואלים אותך מה היית רוצה יותר מכל (כמעט), אני מתארת אותך עונה כמעט בלי נשימה – עוד כמה שעות ביממה! עוד שעה לעבודה, שעה בשביל להספיק לבשל, עוד שעה בשביל להכין שיעורי בית עם הילדים, ואם הייתה שעה נוספת לרדת איתם לגינה – בכלל היה נפלא!

טוב, את השעות האלו לא נוכל להוסיף לך ליממה. ללמוד איך לנהל את הזמן – זה מה שאת צריכה.

אז זהו, שלא.

את לא צריכה ללמוד לנהל את הזמן. אין לך גם דרך לנהל אותו באמת. מי יכולה להזיז ביום שישי את השעון שעה אחורה כדי להספיק עוד כמה דברים לפני כניסת השבת? הזמן הוא שמנהל אותנו, אנחנו מתנהלות על פיו – ימות השבוע, שבתות וחגים.

אז מה כן?

אנחנו צריכות ללמוד להתנהל נכון בתוך הזמן!

אפקטיביות מול יעילות

הבסיס להתנהלות נכונה הוא ההבדלה בין אפקטיביות ליעילות.

אלו לא מילים נרדפות!

יעילות היא לעשות את הדבר באופן נכון, ואפקטיביות היא לעשות את הדברים הנכונים.

הנה דוגמה שתמחיש לך את ההבדל: אני נוסעת ברכב מתל אביב לחיפה. האפקטיביות שואלת האם אני בכלל צריכה לנסוע לחיפה? אולי אני צריכה לנסוע לבאר שבע? האפקטיביות מגדירה את המטרות והיעדים, ואילו היעילות עוסקת במשאבים – איך אני מגיעה במינימום זמן ומשאבים.

את מוצאת את עצמך עובדת קשה מאוד בבית ומחוץ לבית, 25 שעות ביממה. אבל האם את עושה את הדברים הנכונים?

השלב הראשון בהתנהלות נכונה בזמן הוא להגדיר יעדים שבועיים ויומיים ולוותר על כל המשימות שלא יקדמו אותנו. את המשימות האפקטיביות נבצע באופן יעיל.

הנעליים של הבת שלי יצאו מכלל שימוש ולכן הגדרתי לעצמי יעד למחר – לקנות לה נעלי שבת (ולא לצאת לרבי עקיבא, כי זה יסתיים במינימום 3.5 שעות ובכאב רגליים רציני). כדי לעשות זאת ביעילות עלי, למשל,  לשלוח קודם את הבת הבררנית שלי למספר חנויות, שתבדוק מה היא אוהבת. אין טעם שאני אסתובב איתה הלוך-חזור בכל רחוב רבי עקיבא. כשהיא תמצא מה שהיא אוהבת, אני אצטרף. (זה בסדר, אני גרה ממש ליד רבי עקיבא).

לכל אחת יש משימות אחרות שגוזלות לה זמן. החכמה היא להגדיר יעד יומי ולהגיע אליו במינימום זמן ומשאבים.

 

איך תייעלי את ביצוע המשימה וכך תחסכי בזמן?

1. השקיעי זמן בחשיבה ובתכנון. כשאנחנו עובדות מתוך לחץ ודרישה להספק, אנחנו לא מקדישות זמן לתכנון ופוגעות ביעילות העבודה. מכירה את הפתגם שאומר שאם יש לי שעה כדי לחצוב עצים, 50 דקות אני אשחיז את הגרזן? זה בדיוק זה.
2. היעזרי בטכנולוגיה מותאמת אישית – אם זה במשרד: קובצי אקסל חכמים, מערכות דיוור, תוכנות CRM ואוטומציה, ואם זה בבית – אביזרים לעבודה מהירה ונוחה.
3. פתחי לעצמך שיטות עבודה יעילות, היעזרי בחברות בעלות ידע כזה (בד"כ אימהות למשפחות ברוכות).

 

הנה כמה דברים שאני עושה אחרת כדי לחסוך בזמן:

• שימוש ברשימת קניות מצולמת של ארגון 'מסילה' – במקום לרשום מחדש בכל פעם.
• להוריד כביסה לפי חדרים ולקפל ישר לארון.
• שימוש במייבש לחולצות בית הספר וישר לקפל ולארון – הן כמו מגוהצות.
• בישול – כדי לחסוך בזמן הבישול-ניקוי-החזרה, אני מבשלת או מטגנת כמות גדולה ומקפיאה בשקיות.

עבודה מתוכננת ויעילה תמנע ממך את קוצר הנשימה המתלווה לכל משימה.

תכל'ס: בכל בוקר, לפני שאת מתחילה לעבוד, רשמי בדף ממו קטן שתי משימות חשובות שעליך לבצע באותו יום, שאם תבצעי אותן תהיי שמחה.

אל תתפתי לרשום רשימה ארוכה. התמקדי בשתי המשימות האלו, ואותן תבצעי באופן יעיל.

 

דיאטת מידע

ביום ראשון 'כוח הפרסום', 'לעניין' ו'חזק'. ביום שני 'מרכז העניינים', ביום שלישי 'יתד' ו'מידע', ביום רביעי 'קול העיר' וביום חמישי אני מקבלת את העיתון שאני מנויה עליו, ומי מדבר על קווי הנייעס ותיבת המייל המוצפת…

התוכן היום הוא זולל זמן לא קטן, ואם לא נכניס את עצמנו למשטר של דיאטת מידע ונפתח בורות מתוך בחירה, נמצא את עצמנו באמת ללא זמן.

אני בוחרת במודע לא לדעת. אני מתעלמת מכל המידע השוטף. משתדלת להימנע מקריאת עיתוני חדשות (חוץ מסריקה של הכותרות…) אני לא מודאגת, אם יש משהו חשוב כבר אשמע על זה (אני יודעת שיש בחירות חוזרות, למשל…)

מבחינה מקצועית – אני עוברת על תכנים מסוימים בלבד ובערב מפרגנת לי ספר קריאה (למקרה שדאגת).

תכל'ס: בחרי עיתון איכותי אחד בלבד ('הפסקת קפה'…) וותרי על כל השאר. אל תעלי אותם הביתה. צמצמי את קריאת המיילים והתכנים שלא חשובים לך לזמן הקרוב. קריאת תכנים שאולי פעם יעזרו לך, היא בזבוז זמן, כי לבטח לא תזכרי אותם עד אז…

 

להפריע להפרעות

כשאני חושבת על הפרעות, עולה בעיני הקומיקס המוכר של יוני גרשטיין – אמא שביד אחת מערבבת את הסיר, ביד השנייה עונה לטלפון, ביד שלישית מחזיקה את התינוק וביד רביעית…

כאשר אנחנו עושות כמה פעולות בו זמנית או מתזזות בין משימה למשימה, אנחנו עובדות ביעילות ובקשב נמוכים. המעבר בין המשימות דורש זמן ליצור קשב מחודש, ולכן כאשר אנחנו רוצים לעבוד ביעילות, חשוב מאוד להפריע להפרעות להפריע לנו.

תכל'ס:

1. אל תעני לכל שיחת טלפון נכנסת או לכל צפצוף של מייל שהתקבל כשאת באמצע עבודה. החליטי לפתוח את תיבת המייל בשעה מוגדרת ביום והעדיפי לחזור לטלפונים מאשר לענות תוך כדי עבודה.
2. רכזי את המשימות הקטנות שאת חייבת לבצע לפעם אחת ביום, כך שלא תצטרכי לעצור באמצע משימות גדולות כדי לטפל בהן.

אה, ועוד משהו לפני סיום – אנחנו ממש לא באותה רמת אנרגיה במשך היום, אז תפרגני לעצמך גם לשבת בלי לעשות כלום 🙂