יעל, עובדת באחד ממקצועות המולטימדיה, הייתה שכירה במשך שבע שנים, לפני שיצאה לעצמאות. היא שיתפה אותי בדילמה הזו, כשהיא תוהה באזניי: כבעלת עסק לכאורה אני הבוסית. אין לי מנהל מעלי שקובע מה עלי לעשות, ואני אמורה להחליט מה צריך להתבצע ומתי. מצד שני – אני העובדת! אני לא מעסיקה אף אחת, ואם לא אבצע את העבודה – אף לקוח לא ישלם עליה!

אז מה אנחנו? בוסיות או עובדות?

למעשה יש כאן כלי משמעותי לניהול עצמי ולניהול משימות: ההכרה בכך שאני גם הבוסית וגם וגם העובדת מצד אחד, וניתוק מוחלט בין התפקידים מהצד השני.

יש לנו שני מצבים בעשיה השוטפת: mode תכנון מול mode ביצוע. במצב התכנון אנחנו נמצאות במבט על, סוקרות את המשימות, את לוחות הזמנים, את סדרי העדיפויות – זה המקום בו אנחנו נמצאות בעמדה של המנהל. בחשיבה הזו אנו יוצרים את הTo do list – רשימת המטלות.

במצב הביצוע  אנו במקום של העובד שמקבל את הרשימה הזו. הראש הקטן, שמתקתק משימה אחרי משימה. אם תיכנס כאן חשיבה תכנונית, היא תפריע לרצף המעשי.

הניתוק הזה הוא הכרחי, כיוון שמדובר ביכולות שונות לגמרי.

הצורך להחליט דורש מאיתנו הרבה אנרגיות. יש החלטות שהן מינוריות ויש משמעותיות יותר, אך כל החלטה מחייבת אותנו לבחון את החלופות, להעריך את היתרונות והחסרונות שבכל אפשרות, ולבסוף להכריע באפשרות שהיא הטובה ביותר בהתחשב במכלול הנתונים.

לעומת זאת החלק הקשה בעשיה הוא בעיקר ההתחלה. ההנעה הראשונית. הרכב צורך כמות גדולה של דלק בשעת ההפעלה, אחר כך הוא כבר ממשיך לפעול בכח ההתמדה (אינרציה) ולא דורש את אותה כמות אנרגיה כמו בהתחלה.

להחליט זה מעייף, זה דורש אחריות ושיקול דעת. אם נפריע את הזרימה של העבודה בצורך להחליט שוב ושוב– נפסיד את כח האינרציה וכמות אנרגיה (כפולה!) תתבזבז שוב ושוב. לעומת זאת – אם ניצור מראש את ההפרדה, ננתק בצורה מוחלטת בין תכנון לביצוע ובכל פעם נהיה בתפקיד אחר – העשייה שלנו תהיה מיטבית הרבה יותר.

תפקידי המנהל:

• להציב מטרות ויעדים לביצוע.
• לתכנן במקרו ובמיקרו (החל מתכנון שנתי וכלה בתכנון יומי).
• ליצור סדרי עדיפויות.
• להעריך זמן לכל משימה.
• לקבוע דד-ליין למשימות בעלות חשיבות וליצור להם מקום ביומן.
• להכין רשימת מטלות ברורה ומניעה לפעולה.
• לבצע בקרה את העשייה ולראות מה אפשר לשמר ומה צריך לשפר.

תפקידי העובד:

• לעבור על הרשימות לפי הסדר ולמחוק או לסמן ✓.
• לתקתק משימות בצורה יעילה בלי הסחות דעת.
• לפעול בראש קטן  – כל משימה בפני עצמה (בניגוד למולטי-טסקינג).
• לבצע באופן מיטבי את המשימות על פי אמות המידה שקבע המנהל.
• להיצמד עד כמה שאפשר ללוחות הזמנים שנקבעו.
• לפעול  בשחרור בלי תחושת העומס שנגרמת מהצורך בקבלת החלטות.

חלק מהזמן אנו בתפקיד המנהל ובחלקו האחר – בתפקיד העובד.

כשמישהו דוחף חפץ מצד אחד, ומישהו אחר דוחף את אותו חפץ מהעבר האחר – נוצר לחץ, והחפץ לא נע לשום מקום. זה מה שקורה כשנותנים לתפקידים להתערבב, אנו נשארות במקום ללא יכולת התקדמות. ככל שנפריד בין התפקידים וניתן לכל אחד את המקום והזמן שלו באופן בלעדי, הפרודוקטיביות שלנו תעלה פלאים.

כמה מילים עלי:

גילי שלזינגר מטנגרם ◆ הכל בסדר בעסק.

התייעלות וניצול המשאבים הקיימים בעסק כדי לפנות את הזמן למה שבאמת חשוב.

לקבלת אוסף כלים אינטראקטיבי להתמודדות עם דחיינות